Archivi

L'attività quotidiana della Galleria nazionale d'arte moderna e contemporanea di Roma trova nei documenti il suo riscontro formale. Si produce documentazione per ragioni pratiche con finalità perlopiù giuridico-amministrative a sostegno della missio che l'ente si è prefissata. Già in questa fase, risulta indispensabile che i documenti vengano organizzati in modo razionale e coerente al fine del loro immediato reperimento ad ogni richiesta interna. Occorre allora una gestione sistematica e ben organizzata della documentazione fin dall'inizio della sua produzione e, questo, è il compito precipuo dell'archivio corrente, che è la prima fase della vita di un archivio.

"Almeno una volta l'anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi  provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione" (art. 67 del DPR 445/2000). Siamo nel secondo stadio di un archivio e qui i documenti, per quanto non più necessari all'attività corrente della Gnam, mantengono intatta tutta la loro importanza amministrativa e giuridica, conservano il loro valore probatorio e debbono sempre essere reperibili e consultabili. Il responsabile aggiorna il piano di conservazione dei documenti e predispone i mezzi di corredo per ricerche e controlli (rubriche, repertori, ecc.).

Dopo trent'anni dalla fine di un affare, i documenti subiscono un ulteriore trattamento: il versamento presso l'archivio storico, terza ed ultima fase dell'archivio. Il versamento della documentazione è preceduto dalla delicata operazione dello scarto, cioè la decisione che il direttore dell'archivio deve prendere in merito a quale documentazione dovrà essere conservata permanentemente e quale, invece, dovrà essere definitivamente distrutta. Per legge, questa operazione deve essere il risultato di una deliberazione della Commissione per la vigilanza sugli archivi composta da membri interni ed esterni all'ente a cui appartengono le carte.

Gran parte dei documenti dell'archivio storico non hanno più valore giuridico-amministrativo ma acquisiscono un valore storico permanente, mantengono viva la memoria dell'Istituto a cui appartengono (o hanno appartenuto) e sono fonte inesauribile di informazioni per studiosi, ricercatori e anche semplici curiosi.

Lo sforzo in atto oggi all'interno degli Archivi della Galleria nazionale d'arte moderna è quello di creare un "fil rouge" informatico che colleghi e faccia dialogare, attraverso la costruzione di una rete di informazioni, queste diverse anime dell'Istituzione poiché, ormai universalmente, si riconosce come valore aggiunto dell'informazione il rapporto dinamico tra archivi complementari.

Valorizzare questa complementarietà è un obiettivo di politica culturale ma anche un metodo di lavoro che produce maggiore informazione e nuovi strumenti per la ricerca, in linea con l'evoluzione tecnologica attuale. L'archivio della Soprintendenza che trae origine dall'istituzione della Soprintendenza stessa  raccoglie tutta la documentazione prodotta fin dalla sua fondazione.

Nel 1945, su impulso dell'allora Soprintendente Palma Bucarelli, furono istituiti ufficialmente l'Archivio Fotografico e l'Archivio Bioiconografico, mentre la nascita dei Fondi Storici  ha inizio nel 1973, con l'acquisizione del primo degli otto fondi che attualmente lo costituiscono.