Regolamento fondi storici

E' compito dell'Amministrazione italiana conservare gli Archivi e i singoli documenti che lo Stato abbia in proprietà o in deposito di legge o altro titolo.


Regolamento per la consultazione dei Fondi Storici 

  • Sono ammessi a frequentare l'Archivio dei Fondi Storici della Galleria nazionale d'arte moderna, secondo le norme della legislazione archivistica italiana, studiosi e ricercatori che svolgono ricerche sulla documentazione in esso conservata.
  • Si ottiene l'accesso solo su preventiva richiesta inoltrata al Direttore (dott.ssa Cristiana Collu, viale delle Belle Arti 131, 00196 Roma o FAX 06/3221579) e successivo relativo appuntamento. E' essenziale, prima di avviare ogni ricerca che gli studiosi si avvalgano della consulenza del funzionario al fine di individuare l'esistenza di rapporti tra l'oggetto dello studio e i fondi conservati nell'Archivio.
  • L'Archivio osserva il seguente orario di apertura al pubblico: dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 13.30. E' previsto un periodo di chiusura al pubblico nel corso del mese di agosto. Il Direttore può stabilire altri periodi di chiusura per esigenze di servizio. Se la consultazione si protrae per più giorni, si potrà usufruire del deposito per alcuni giorni. Lo studioso non può lasciare in giacenza più di cinque unità archivistiche.
  • I documenti si consultano unicamente in sede.
  • Gli studiosi sono tenuti a firmare giornalmente un apposito registro di presenza.
  • Nei locali dell'Archivio non possono essere introdotte borse, cartelle, giornali e contenitori di qualsiasi genere nonché libri, riviste e stampati ecc., che vanno depositati all'ingresso negli appositi armadietti. L'Archivio non è responsabile di denaro o oggetti che vi siano contenuti. In sala di consultazione è consentito di norma introdurre solo fogli sciolti o schede di lavoro.
  • Nelle sale di studio si osserva di solito il silenzio. Sono consentite solo conversazioni a bassa voce con il personale, riguardo ai documenti e alle ricerche. E' vietato l'uso dei telefonini. Nelle sale di studio è vietato fumare.
  • Lo studioso può consultare esclusivamente la documentazione richiesta a proprio nome.
  • I documenti devono essere trattati col massimo riguardo; è pertanto vietato fare su di essi annotazioni anche a matita o appoggiarvi i fogli e le schede di lavoro. Consultando pacchi o buste di documenti sciolti, non si deve sconvolgere l'ordine dato ai fogli e ai fascicoli. E' vietato trasportare i documenti in consultazione da un luogo all'altro della sala.
  • Di norma gli studiosi non possono tenere aperto per la consultazione più di un pezzo per volta.
  • A consultazione ultimata, l'unità archivistica viene riconsegnata al personale. Lo studioso deve accertarsi di avere ben chiuso il fascicolo. Se il fascicolo o il documento ricevuti sono in precario stato di conservazione o presentano qualche problema, lo studioso è pregato di avvertire il personale.
  • Gli studiosi che non osservano le regole del presente regolamento, dopo essere stati diffidati, potranno essere allontanati dall'Archivio e, nei casi più gravi, esserne esclusi temporaneamente o definitivamente. Coloro che si rendano colpevoli di sottrazione o danneggiamento verranno deferiti all'autorità giudiziaria. 
  • I documenti sono tutti consultabili, a eccezione di quelli di carattere riservato relativi alla politica estera e interna dello Stato, che diventano liberamente consultabili 50 anni dopo la loro data; quelli contenenti i dati «sensibili» delle persone private (idonei a rivelare l'origine razziale e etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, politiche nonché l'adesione ad associazioni e a partiti e sindacati) limitatamente agli ultimi 40 anni e salvo che la persona ne abbia fatto dichiarata o implicita ammissione, i documenti riguardanti lo stato di salute, le abitudini sessuali e i rapporti riservati di tipo familiare, nei limiti di 70 anni, le sentenze penali passate in giudicato e annotate nel Casellario Giudiziario, consultabili dopo 40 anni.
  • E' autorizzata la trascrizione integrale di un solo documento per fascicolo o stralci di più documenti. Per poter pubblicare la  trascrizione di un documento archivistico o di parte di essi, è necessario richiedere l'autorizzazione al Soprintendente. La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento. E' obbligo di legge la consegna di tre copie della pubblicazione per cui è stata chiesta l'autorizzazione.
  • La riproduzione dei documenti tramite fotocopia, per motivi di conservazione, non è consentita. E' possibile riprodurre i documenti con fotocamera digitale previa compilazione dell'apposito modulo. Per le riprese da originali  con  fotocamera  eseguite  con mezzi propri sono dovuti Euro 3.00 per ogni singola  unità documentaria, ai sensi della Circolare della Direzione generale per gli archivi n.21 del 17 giugno 2005.
  • Per poter pubblicare la riproduzione di un documento archivistico o di parte di esso, è necessario richiedere l'autorizzazione al Direttore, utilizzando l'apposito modulo, corredato da marca da bollo (Euro 14,62). La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione "su concessione del Ministero per i Beni e le Attività Culturali" e l'espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo. E' obbligo di legge la consegna di tre copie della pubblicazione per cui è stata chiesta l'autorizzazione. La violazione di tale obbligo può determinare il rifiuto ad ulteriori autorizzazioni per la fotoriproduzione. I diritti di pubblicazione dovuti dal richiedente - come disposto dal Decreto 8 Aprile 1994 del Ministro per i Beni Culturali non riguardano libri con tiratura inferiore alle 2.000 copie e prezzo inferiore a € 77,47 né pubblicazioni periodiche scientifiche. Negli altri casi l'ammontare dei diritti per riprodurre una foto in un'edizione a stampa in una lingua è di € 51,65 per foto a colori e di € 10,33 per foto in bianco e nero. La ricevuta di pagamento degli eventuali diritti dovuti dovrà essere allegata alla domanda di autorizzazione a pubblicare.
  • I pagamenti possono essere eseguiti mediante bonifico da effettuare alla:
    BANCA POPOLARE DI BARI
    Ufficio Enti e Tesoreria - Filiale 130
    Viale Marconi 194
    85100 - POTENZA (PZ)
    IBAN: IT 48 F 05424 04297 000000000523
    Intestato alla: "Galleria Nazionale d'Arte Moderna e Contemporanea di Roma"
    Nella causale indicare il numero di protocollo dell'autorizzazione aggiungendo la frase "pagamento per
    riproduzione/pubblicazione documenti Archivio fotografico/Archivio dell'Istituto/Fondi storici/Archivio
    bioiconografico"
    Non saranno accettate altre forme di pagamento.